Google Dokumenter er utrolig praktisk, men uansvarlig lenkedeling kan avsløre dokumenter som kan ha virket som private.
Mange roser google Dokumenter for sin allsidighet og det uvurderlige alternativet for å dele et dokument med bestemte personer, men delingsalternativene, og hvordan de brukes, kan åpne døren for noen store brudd på personvernet. Det er til tider skremmende vanskelig å bruke internett i profesjonell kapasitet og unngå å stole på Googles tjenester, men det er måter å gjøre bruk av disse verktøyene og beskytte personopplysninger samtidig.
Googles funksjonspakke er nyttig for omtrent alle med tilgang til internett. Selskapet støtter en skattekiste av gratis programmer for alle arbeidslinjer, for eksempel Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps og selvfølgelig Google Docs. Alle disse verktøyene gir imponerende delingsalternativer som lar brukerne dele data og samarbeide om prosjekter, og noen er til og med morsomme å bruke.
Fortsett å bla for å fortsette å lese Klikk på knappen nedenfor for å starte denne artikkelen i hurtigvisning.
Dessverre gir det også de største risikoene å utnytte disse delingsalternativene. I Google Dokumenter er den enkleste metoden for deling av lenker å slå på lenkedeling for å produsere en unik URL for dokumentet og sende den lenken til en kollega. Selv om den direkte handlingen med å sende en koblingsperson til en person er relativt trygg, hvis dokumentet har lenker som går ut til andre nettsteder, kan du klikke på disse koblingene forrige URL (den som ble opprettet privat for å dele selve dokumentet) til katalogen til det nye nettstedet. Det er ikke en iboende ondskapsfull praksis - det er bare en lite kjent del av hvordan internett fungerer.
Slik opprettholder du personvern når du sender Google Docs
En av de enkleste og mest effektive måtene å dele et Google Doc på en sikker måte er å dele det med bestemte personer. Det er noen måter å oppnå dette på. Den raskeste måten er å holde lenkedeling slått av, og i stedet velge 'Spesifikke personer' i lenkedelingsalternativene. Dette krever at den andre parten logger på en Google-konto, men hvis jobben betyr det sende sensitiv informasjon i et dokument er det sannsynligvis verdt det ekstra trinnet. Hvis filen inneholder lenker og brukeren klikker på disse, vil URL-en fortsatt fortelle andre nettsteder hvor brukeren var da de klikket på lenken, men det vil ikke tillate at disse nettstedene leser selve dokumentet siden alternativene for deling av lenker er satt for å begrense tilgangen til bare de spesifikke personene som er valgt.
Et annet alternativ er å bruke Google Groups. Denne ruten krever også at alle involverte logger på med en Google-konto, men i bytte lager den en liste over personer som alt kan deles utelukkende med. Dette er et flott alternativ hvis jobben ofte krever å dele dokumenter med en stor gruppe mennesker. Hver gruppe vil ha sin egen tilknyttede '@googlegroups' e-postadresse, så i stedet for å sette inn en spesifikk persons e-postadresse når du velger hvor du vil dele et dokument, er det bare å bruke gruppe-e-postadressen. Det er en god ide å holde rede på gruppens medlemmer for å opprettholde bevissthet om hvem som har tilgang til de delte filene, og det er enkelt å fjerne folk som ikke lenger er en del av prosjektet.
Til slutt, som det vanligvis er tilfelle når du kommuniserer på nettet, er det viktig å være oppmerksom på personverninnstillingene når du deler informasjon. Med smart bruk av lenkedeling, google Dokumenter kan være både sikker og trygg.